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OpenOffice.org : réussissez votre table des matières

L'utilisation des styles pour la mise en forme d'un document certifie une facilité de maintenance et de modification de présentation, mais également une possibilité de créer et mettre à jour des index très facilement. C'est pourquoi nous allons voir dans ce numéro, comment structurer notre document afin de créer et personnaliser la table des matières.

1 Structurez votre document

Dans un premier temps, vous devez structurer votre document, c'est-à-dire le découper en chapitres, sous-chapitres et sous-sous-chapitres (figure 1).

La table des matières est générée à partir des titres utilisant les styles de paragraphes TitreX. Ainsi pour la mise en forme de votre document, utilisez les styles de paragraphe et pour ce qui nous intéresse plus particulièrement, les styles pour les titres.

À chaque style TitreX correspond un niveau, par défaut :

Titre1 niveau 1 chapitre

Titre2 niveau 2 sous-chapitre

Titre3 niveau 3 sous-sous-chapitre

...

Vous pouvez créer vos propres styles pour les titres, pour une meilleure compatibilité avec d'autres logiciels de traitement de texte et pour pouvoir les ré-utiliser dans d'autres documents. Par exemple :

MonTitre1 niveau 1 chapitre

MonTitre2 niveau 2 sous-chapitre

MonTitre3 niveau 3 sous-sous-chapitre

...

Figure 1 Document structuré

1.1 Application des styles avec le styliste

1.1.1 Styles par défaut

Si vous souhaitez appliquer à vos titres les styles par défaut Titre1, Titre2..., choisissez dans la barre des menus Format -> Styliste, ou appuyez sur la touche [F11], la fenêtre intitulée « Styliste » apparaît à l'écran (figure 2). Vous pouvez voir la liste des styles de paragraphe existants en cliquant sur l'icône en haut à gauche de cette fenêtre. Vous trouverez alors parmi ces styles, les styles Titre1, Titre2... Pour les configurer, cliquez avec le bouton droit sur Titre1 par exemple pour définir le style de titre de premier niveau et choisissez Modifier. La fenêtre « Style de paragraphe : Titre1 » apparaît à l'écran, elle comporte plusieurs onglets de paramétrage (la police, les effets de caractères, l'alignement...), vous pouvez alors régler l'apparence de vos titres de niveau 1.

Figure 2 Styliste

1.1.2 Création de nouveaux styles

Si vous souhaitez créer vos propres styles de titres, vous pouvez les créer à partir des styles de titres par défaut dans le « Styliste ». Par exemple pour créer le style MonTitre1 à partir de Titre1, ceci afin d'avoir les mêmes caractéristiques que Titre1, vous cliquez droit sur Titre1 dans le « Styliste » et choisissez Nouveau dans le pop up. La fenêtre « Style de paragraphe » s'ouvre alors avec l'onglet Gérer par défaut. Entrez le nom du nouveau style, MonTitre1 dans notre exemple, dans le champ nom (figure 3). Procédez de la même manière pour créer MonTitre2 à partir de Titre2...

Figure 3 Style de paragraphe

1.1.3 Appliquer un style à un titre dans notre document

Pour appliquer le style souhaité à un de vos titres, placez le curseur sur la ligne du titre, puis double-cliquez sur le nom du style dans la fenêtre « Styliste ». Vous pouvez alors voir votre titre se démarquer du reste du paragraphe.

1.2 Faire reconnaître vos propres styles

Si vous avez choisi de créer vos propres styles pour les titres, il faut alors affecter vos styles de paragraphe aux niveaux correspondants pour que la table des matières se génère à partir de ceux-ci. Sinon, l'index se générera à partir des styles par défaut (Titre1, Titre2...) et donc la table construite sera vide, car vous ne les utilisez pas.

Pour cela, nous allons choisir dans la barre des menus l'option Outils -> Numérotation des chapitres..., dans la fenêtre Numérotation des Chapitres, (figure 4) nous allons définir pour chaque niveau, le style et la numérotation à utiliser pour celui-ci.

Dans la liste des niveaux, cliquez sur le niveau 1 pour le sélectionner, puis dans la liste déroulante « Style de paragraphe », choisissez le style que vous avez appliqué au titre de niveau 1. Dans la liste déroulante « Numéro », choisissez la numérotation que vous souhaitez pour afficher vos titres de niveau 1 parmi lesquelles : numérotation en chiffres romains, numérotation en chiffres arabes, numérotation aucune...

Vous pouvez indiquer de part et d'autre de la numérotation des séparateurs, comme par exemple des tirets.

Paramétrez de la même manière les niveaux suivants, un élément supplémentaire étant à renseigner : le champ complet. Il précise l'ascendance de la numérotation pour les niveaux supérieurs à 1.

Si vous avez utilisé les styles par défaut, Titre1, Titre2, vous pouvez également utiliser la fenêtre « Numérotation des chapitres » pour configurer la numérotation de vos titres.

Figure 4 Numérotation des chapitres

2 Création de la table des matières

2.1 Création de l'index

Maintenant nous allons créer la table des matières. Par exemple, nous voulons notre index sur la deuxième page de notre document. Nous allons nous placer à la fin de la première page et insérer un saut de page (Insertion -> Saut manuel... choisir saut de page). Le curseur se place automatiquement à la première ligne de la deuxième page. Pour ajouter la table des matières, choisissez dans la barre des menus Insertion -> Index -> Index... La fenêtre « Insertion d'index » s'ouvre alors pour configurer notre table (figure 5).

Figure 5 Insertion d'index

2.2 Configuration de l'index

La fenêtre « Insertion d'index » comporte plusieurs onglets correspondants aux diverses options de configuration.

2.2.1 Titre, type

Sur l'onglet ouvert par défaut « Index », vous allez choisir le type d'index que vous voulez créer et configurer sa structure. Tout d'abord, choisissez dans la liste déroulante le type d'index parmi les possibilités (tables des matières, index lexical, bibliographie...). Dans notre exemple, nous sélectionnons Table des matières, et nous lui donnerons comme titre Table des matières. Par défaut, l'option « Protégé contre toute modification manuelle » est activée, ainsi la configuration de l'index ne pourra être modifiée qu'à partir de cette fenêtre et non directement sur le document. À noter que la mise à jour de l'index pourra toujours se faire à partir du document si vous ajoutez par exemple des (sous-)chapitres.

2.2.2 Créer un index

Dans le champ, « Créer un index pour », vous pouvez également définir pour quelle zone de document vous créez l'index, un index pour le document entier ou un index pour un chapitre. En effet, si vous avez des chapitres contenant beaucoup de sous-chapitres, il peut être intéressant d'insérer au début de chaque chapitre sa structure.

Vous pouvez également choisir jusqu'à quel niveau les titres doivent apparaître dans la table des matières, dans le champ Évaluation jusqu'au niveau.

2.2.3 Structure de la table des matières

Cette option définit la structure de votre document, c'est-à-dire le style utilisé pour chaque niveau de titre. Pour configurer la structure, cliquez sur le bouton frappé de trois points et la fenêtre « Numérotation des chapitres » s'ouvre alors. Nous avons déjà configuré notre document dans la première partie de cet article.

2.2.4 Style supplémentaire

Si vous souhaitez faire apparaître dans votre table des matières un élément qui n'a pas le style TitreX ou MonTitreX, et qui donc n'apparaît pas automatiquement dans l'index, vous pouvez l'additionner en cochant l'option « Styles supplémentaires » et lui préciser quel élément ajouter en cliquant sur le bouton marqué de trois points. Parmi la liste des styles affichés, sélectionnez le style utilisé pour l'élément devant apparaître dans l'index, et grâce aux boutons représentant des chevrons situés en bas de la fenêtre, positonnez le style au niveau auquel vous voulez qu'il apparaisse, (figure 6). Dans cet exemple, le style Chapeau, appliqué à l'introduction de l'article, est ajouté à la Table des Matières au même niveau que les titres de niveau 1.

Figure 6 Style supplémentaire

Vous pouvez d'ores et déjà visualiser votre table des matières (figure 7) en cliquant sur OK dans la fenêtre « Insertion d'index ».

Figure 7 Table des matières de cet article

Votre table est complète, mais vous aimeriez bien qu'il suffise de cliquer sur le numéro de page, par exemple, pour consulter directement ce chapitre. Pour cela, il faut ajouter un hyperlien. Il faut donc ré-ouvrir la fenêtre « Insertion d'index » pour ajouter cette option. Faîtes un clic gauche sur la table des matières pour la sélectionner, puis un clic droit et choisissez l'option Éditer l'index.

Sélectionnez l'onglet « Entrées » (figure 8), vous pouvez alors configurer pour chaque niveau de titre, la ou les zones cliquables de la ligne dans l'index.

Figure 8 Entrées

E# numéro de chapitre

E entrée

T tabulation

# numéro de page

Par exemple, si nous voulons qu'un clic sur le numéro de page nous mène directement au chapitre concerné, il faut créer un hyperlien sur le numéro de page. Sur l'interface proposée, le numéro de page est représenté par le symbole #. Nous allons poser les balises de l'hyperlien afin de le créer. Cliquez dans la case blanche avant le symbole #, puis cliquez sur le bouton Hyperlien, vous venez de poser la balise DH (Début de l'Hyperlien). Puis procédez de la même manière avec la case blanche suivant le symbole #, vous avez alors la balise FH (Fin de l'Hyperlien). Vous pouvez alors visualiser à nouveau votre table des matières, et apprécier le résultat.

Figure 9 Configuration hyperlien sur le numéro de page

Vous pouvez également paramétrer le style de l'hyperlien dans l'onglet « Entrées » dans la liste déroulante « Style de caractères ».

Pour la présentation de l'index, vous pouvez ajouter une couleur ou une image de fond, sous plusieurs colonnes par exemple pour un index lexical.

Un petit rappel avant de vous laisser à votre document, pour modifier la configuration, actualiser ou supprimer la table des matières, faîtes un clic gauche sur celle-ci pour la sélectionner, et puis un clic droit et choisissez l'option correspondant à votre souhait.

Rachel Bianchi

Ressources :

Sur le Web (et sur le CD) : http://fr.openoffice.org/

Sur papier : « OpenOffice.org 1.1 efficace », ed. Eyrolles de Sophie Gautier, Christian Hardy, Frédéric Labbé et Michel Pinquier.